Werkkostenregeling: achterover leunen of anticiperen?

Blogs

Werkkostenregeling:  achterover leunen of anticiperen?

Geplaatst op 14 februari 2013, door Jos van Weert (josvanweert@2xplain.nl)

Opschudding in payroll-land: de datum waarop we verplicht de werkkostenregeling moeten gaan toepassen wordt mogelijk uitgesteld. Misschien niet vanaf 1 januari 2014 maar dan toch 1 of 2 jaar later geldt voor het al dan niet belasten van vergoedingen en verstrekkingen uitsluitend de werkkostenregeling. Inhoudingsplichtigen, voor het gemak noem ik ze verder werkgevers, hebben dan ten minste 3 jaar lang de gelegenheid gehad deze nieuwe regeling voor te bereiden. Toch heeft naar schatting nog geen kwart van hen de werkkostenregeling ingevoerd. Waar wacht die andere driekwart op?

Kostenverhogend

Voor veel werkgevers zal de invoering van de werkkostenregeling kostenverhogend werken. Dat komt dan omdat over een deel van de vergoedingen en verstrekkingen 80% eindheffing moet worden afgedragen. Voor zover dat in de voorbereiding is gebleken, is het vanzelfsprekend dat met de invoering van die kostenverhogende maatregel wordt gewacht tot het laatste moment.  Ik hoop wel, dat deze werkgevers momenteel bezig zijn met het bezien van aanpassing van hun arbeidsvoorwaarden, waarover later meer.

Afwachtend

Het is echter mijn inschatting, dat veel werkgevers bewust of onbewust een afwachtende houding hebben aangenomen. Sommigen geloven nog steeds, dat de werkkostenregeling zal worden ingetrokken. Bij anderen slokt de waan van de dag alle tijd op. Bij weer anderen krijgt de salarisadministrateur de rest van de organisatie niet mee, omdat die zich niet bewust is van de impact. En een laatste categorie ziet het vanzelf gebeuren. Al dan niet bewust.

Eenvoudige regeling

De werkkostenregeling is mede ingegeven vanuit de voortdurende hang naar administratieve lastenverlichting. En het moet gezegd: de regeling is op zich heel eenvoudig. Op een enkele uitzondering na moeten alle vergoedingen en verstrekkingen tot het loon gerekend worden. De werkgever mag dan nog kiezen of hij dat loon bij het individuele loon van de werknemers rekent, of dat hij er een eindheffing van 80% over berekend. Als hij het laatste doet, blijft een klein deel vrij van heffing. Net als in het verleden moeten ook verstrekkingen op geld gewaardeerd worden. En daar zitten een paar lastige uitzonderingen. Dat maakt het dan toch weer lekker ingewikkeld.

Ingrijpende uitvoering

De regeling op zich is dan redelijk eenvoudig; de uitvoering ervan is alles behalve simpel. Van iedere betaling van kosten ten behoeve van werknemers zal namelijk moeten worden beoordeeld of dat geheel of gedeeltelijk tot het (met eindheffing) belaste loon moet worden gerekend. Dat heeft een ingrijpend gevolg voor de grootboekadministratie. De medewerkers die de inkomende facturen boeken, zullen namelijk die belastbaarheid moeten beoordelen. Vervolgens moeten zij óf een bepaalde codering meegeven in de grootboekadministratie, óf al die facturen doorsturen aan de salarisadministratie. En in de bedrijfskantine zullen maaltijden moeten worden geteld. Ook als de uitvoering van die kantinefunctie aan derden is uitbesteed. Omdat het om het berekenen van loonheffingen gaat, is voor mijn gevoel de salarisadministrateur verantwoordelijk. Tenzij natuurlijk andere afspraken zijn gemaakt, maar die juich ik niet toe. Periodieke controle op die uitvoering blijkt noodzakelijk.

Aanpassing arbeidsvoorwaarden

Een goede inventarisatie leidt tot een beter inzicht. En met dat betere inzicht kan geprobeerd worden bepaalde arbeidsvoorwaarden zodanig aan te passen, dat de kostenverhoging nog enigszins meevalt. Maar de aanpassing van arbeidsvoorwaarden is alleen onder bepaalde strikte voorwaarden toegestaan. Zo is in veel gevallen een overgangsregeling vereist. Hoe moeten werkgevers bij voorbeeld omgaan met de fietsenregeling als ze daar – vanwege de mogelijk hoge kosten – vanaf willen?

Voorbereiden

Afwachten is funest. De afwachtende werkgever wordt op de definitieve invoerdatum met hoge kosten geconfronteerd. Een slimme werkgever is op de toekomst voorbereid. Het is echt 5 voor 12.

Naar alle blogs


DocNr: 43246
Laatste wijziging: 14-8-2015

x
Deze website gebruikt cookies. Bekijk de privacy verklaring voor meer informatie. Privacy verklaring. Prima!