De kosten van zakelijke kilometers, waaronder woon-werkverkeer, kunnen gericht vrijgesteld worden vergoed tegen een bedrag van € 0,23 (2024, 2025) per verreden kilometer, als deze vergoeding als eindheffingsloon is aangemerkt. Het actueel geldende bedrag vindt u hier onder 2, letter a 3o. In beginsel gebeurt vergoeding van deze kosten op declaratiebasis. Onder woon-werkverkeer wordt verstaan de kilometers die een werknemer in de loop van een werkdag aflegt tussen de plek van het werk en zijn woning. Hiertoe behoren bijvoorbeeld ook de kilometers om thuis te gaan lunchen. De vrijgestelde vergoeding geldt niet voor:
- Omrijkilometers die een werknemer uit privé-overwegingen maakt (bijvoorbeeld via de supermarkt of via de kinderopvang);
- Ritten waarvoor of kilometers waarover de werkgever het vervoer op andere wijze heeft georganiseerd (vervoer vanwege de werkgever, waaronder de auto van de zaak).
Als voor deze kilometers toch een vergoeding wordt betaald, is deze vergoeding niet gericht vrijgesteld. De vergoeding kan wel als eindheffingsloon worden aangemerkt, maar leidt tot heffing voor zover de vrije ruimte is overschreden.
Het is overigens niet wettelijk verplicht een vergoeding voor woon-werkverkeer te geven. Niet alle werkgevers doen dat, of doen het alleen als de reisafstand een bepaald aantal kilometers overschrijdt, dan wel tegen een lager bedrag per kilometer. In sommige cao's is een verplichte vergoeding voor woon-werkverkeer opgenomen.
Vanaf 2022 is een thuiswerkvergoeding gericht vrijgesteld. Een thuiswerkvergoeding mag niet gericht vrij worden betaald als voor dezelfde dag een gericht vrije reiskostenvergoeding wordt betaald voor reizen naar de vaste arbeidsplaats.
Vaste vergoeding
De vaste vergoeding wordt geacht alle reiskosten woon-werk te dekken. Dat betekent, dat er geen extra vergoeding kan worden betaald als de werknemer een extra woon-werkreis maakt door bijvoorbeeld bij overwerk of als een deeltijder een dagje extra komt. Er hoeft ook niet te worden terugbetaald als de werknemer af en toe een dag thuis werkt. Bij kortstondige ziekte of verlof hoeft geen herberekening te worden gemaakt. In het verledenis goedgekeurd dat bij deze vaste kostenvergoeding nacalculatie wordt overeengekomen. Overeenkomen gebeurt voorafgaand aan de periode waarover uiteindelijk wordt nagecalculeerd. Nacalculatie kan niet met terugwerkende kracht worden overeengekomen. Nacalculatie kan leiden tot een bijbetaling of een terugbetaling aan het einde van de nacalculatieperiode. Indien overeengekomen is nacalculatie verplicht.
Er kan ook worden gekozen voor een van de twee zogenaamde praktische methoden. In beide methoden wordt in beginsel uitgegaan van 214 te werken dagen bij een voltijds dienstverband. Hierbij is rekening gehouden met feestdagen, vakantieverlof en kortstondig ander verlof en ziekte.
Methode 1
De methode die door de Belastingdienst als methode 1 wordt aangemerkt, kan worden gehanteerd als een werknemer doorgaans naar een of meer vaste arbeidsplaatsen reist. Van doorgaans is sprake als de werknemer dat vermoedelijk op jaarbasis (let op: niet alleen per kalenderjaar) tenminste in 36 weken (=70% van 52 weken) doet. In dat geval mag voor de vaststelling van de hoogte van de vrijgestelde vaste vergoeding worden uitgegaan van 214 werkdagen. Als een werknemer aannemelijk kan maken dat het feitelijke aantal werkdagen meer dan 25% hoger ligt (dus 268 reisdagen of meer), mag van het hogere aantal worden uitgegaan. Voor werknemers die in deeltijd werken wordt de uitkomst van de berekening naar rato verminderd.
Voorbeeld 1
Werknemer A werkt voltijds en reist iedere werkdag naar zijn werk over een afstand van 6 kilometer enkele reis. Tussen de middag luncht hij thuis. Omdat werknemer A voldoet aan de 36-weken-eis, mag zijn vaste vrijgestelde reiskostenvergoeding worden gebaseerd op 214 dagen. De maximaal vrijgestelde vergoeding bedraagt dus 214 dagen x 24 kilometer x € 0,23 = € 1.181,28 op jaarbasis oftewel € 98,44 per maand.
Voorbeeld 2
Werknemer B werkt in deeltijd op 3 dagen per week en reist iedere werkdag naar zijn werk over een afstand van 8 kilometer enkele reis. Omdat werknemer B voldoet aan de 36-weken-eis, mag zijn vaste vrijgestelde reiskostenvergoeding worden gebaseerd op 214 dagen. De maximaal vrijgestelde vergoeding bedraagt dus 214 dagen x 16 kilometer x € 0,23 = € 787,52. Op dit bedrag moet de deeltijdfactor van 3/5 worden toegepast, resulterend in € 472,51 op jaarbasis, oftewel € 39,37 per maand.
Als deze methode wordt toegepast over een reisafstand van meer dan 150 kilometer retour per dag geldt als voorwaarde dat een nacalculatie plaatsvindt. Daarmee vervalt voor een groot deel het administratieve gemak van de toepassing van deze methode.
Methode 2
De methode die door de Belastingdienst als methode 2 wordt aangemerkt, volgt rechtstreeks uit de Wet op de Loonbelasting. Daaruit volgt, dat als een werknemer in een kalenderjaar op tenminste 128 dagen naar dezelfde arbeidsplaats reist, een vaste vergoeding kan worden betaald alsof hij op maximaal 214 dagen heeft gereisd. De aantallen dagen moeten naar evenredigheid worden aangepast als een werknemer op minder dan 5 dagen per week werkt. Deze methode kan dus ook worden toegepast als een werknemer niet altijd naar een vaste arbeidsplaats reist. Het enige dat van belang is, is dat hij op 128 dagen wel naar dezelfde arbeidsplaats reist.
Voorbeeld 3
Werknemer werkt op 3 dagen per week en reist regelmatig naar dezelfde arbeidsplaats over een afstand van 10 kilometer retour. In plaats van 128 dagen komt 3/5 van 128 = 76 dagen (afgerond in het voordeel van de werknemer). Daar voldoet deze werknemer moeiteloos aan. Hij kan dan een vergoeding krijgen over 3/5 van 214 = 129 dagen (afgerond in het voordeel van de werknemer). Oftewel 129 x 10 x € 0,23 = € 296,70 op jaarbasis, € 24,73 per maand.
Bij methode 2 hoeft geen nacalculatie plaats te vinden. Wel moet de vergoeding worden aangepast als de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar start of eindigt. En ook als de reisafstand in de loop van het jaar wijzigt door verhuizing van de woning of de arbeidsplaats.
Reizen naar meerdere arbeidsplaatsen
Als een werknemer regelmatig naar verschillende arbeidsplaatsen reist, kunnen alle regelingen en methoden door elkaar worden gebruikt. Voor de ene arbeidsplaats kan gebruik gemaakt worden van declaraties, terwijl bij de tweede arbeidsplaats methode 1 wordt toegepast en voor de derde arbeidsplaats een vaste vergoeding op basis van de algemene regels wordt bepaald.
Voorbeeld 4
Werknemer D reist op jaarbasis doorgaans naar zijn werk te R. De enkele reisafstand naar R is 18 kilometer. Op 1 dag per week werkt hij thuis en elke derde week reist hij één dag voor een vergadering naar arbeidsplaats Z:
- In week 1 reist hij 4 dagen naar zijn werk te R (de werknemer reist niet op de dag dat hij thuis werkt).
- In week 2 idem.
- In week 3 reist hij 3 dagen naar zijn werk te R en 1 dag naar zijn werk te Z.
Voor het reizen naar R is een vaste vergoeding volgens methode 1 mogelijk omdat werknemer B doorgaans naar R reist. Hij reist 2/3 van de weken 4 dagen per week en 1/3 van de weken 3 dagen per week naar R. In dit geval is op jaarbasis een onbelaste vaste reiskostenvergoeding toegestaan van (2/3 x 4/5 x € 1.772) + (1/3 x 3/5 x € 1.772) = € 1.300. Voor de reizen naar Z is geen vaste vergoeding volgens methode 1 mogelijk, omdat werknemer B op jaarbasis niet doorgaans naar Z reist. Methode 2 biedt hier ook geen soelaas, omdat hij de 128-dagen-eis niet haalt. Wel is voor de totale reisafstand naar Z een onbelaste kilometervergoeding op declaratiebasis of een vaste vergoeding met nacalculatie mogelijk.