Vaste onkostenvergoeding: verkapt loon?

FEI electronics Optics stopt met de vaste maandelijkse onkostenvergoeding die zijn werknemers sinds de datum van indiensttreding ontvangen en vervangt deze voor een declaratiesysteem. De werknemers zijn van mening dat de onkostenvergoeding (verkapt) loon is; wijziging is daarmee het aanpassen van een arbeidsvoorwaarde.

FEI electronics Optics hanteert de cao Metalelektro. Zeven werknemers hebben een geschil met het bedrijf over de vaste maandelijkse onkostenvergoeding. Zij hebben allemaal een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en de cao Metalelektro is van toepassing. Ook staat in alle zeven arbeidsovereenkomsten dat er recht is op een vaste maandelijkse onkostenvergoeding. Hoe hoog deze is, is afhankelijk van de zwaarte van de functie. De werknemers ontvangen dit sinds indiensttreding. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de relevante gegevens.

Rechtszaak

Op 24 november 2023 geeft de ondernemingsraad de werkgever ongevraagd het dringende advies om de maandelijkse onkostenvergoeding niet te vervangen voor een declaratiesysteem. Het zal de werknemers namelijk ‘direct in hun portemonnees raken’. Werkgever legt dit advies naast zich neer en mailt op 27 november de werknemers dat per 1 januari 2024 de onkostenvergoeding stopgezet wordt. Vanaf dan moeten de werknemers hun kosten declareren volgens de nieuwe Global Travel & Entertainment Policy.
De gemachtigde van de werknemers verzoekt de werkgever op 14 december schriftelijk de onkostenvergoeding ongewijzigd voort te zeten omdat de vaste maandelijkse onkostenvergoeding gezien moet worden als (verkapt) loon waardoor sprake is van de wijziging van een arbeidsvoorwaarde. De werkgever ziet het anders. In een e-mail van 20 december 2023 aan de gemachtigde van de werknemers, stelt de werkgever dat er géén sprake is van wijziging van een arbeidsvoorwaarde maar van wijziging in de uitvoering ervan. Immers, kosten gemaakt in de uitoefening van de functie voor 1 januari 2024 worden gedekt door de vaste onkostenvergoeding. Kosten gemaakt in de uitoefening van de functie na 1 januari 2024 worden nog steeds gedekt. Hierop spant de gemachtigde van werknemers een rechtszaak aan.

Kan een werkgever eenzijdig een vaste onkostenvergoeding wijzigen?

Uitleg

De rechter begint met het bespreken van hoe de onkostenregeling, zoals vastgelegd in artikel 2.7 van het personeelshandboek, uitgelegd moet worden. Dit artikel luidt:

Medewerkers in professional band 4 en daarboven ontvangen maandelijks een representatie-vergoeding. (...). De onkostenvergoeding dient ter compensatie van zakelijke uitgaven voor representatie zoals lunches, diners en andere verfrissingen die de werknemer nodig heeft wanneer deze onderweg is voor de werkgever, parkeergeld gedurende bezoek aan zakelijke relaties, kosten van kleine kantoorartikelen, fooien, telefoon en vakliteratuur.

De representatievergoeding is dezelfde vergoeding als de onkostenvergoeding die is opgenomen in de arbeidsovereenkomsten van werknemers. In zowel het personeelshandboek als in de arbeidsovereenkomsten zijn hierover afspraken gemaakt.

Algemeen bekend

De werknemers ontvangen sinds hun indiensttreding een vaste onkostenvergoeding netto per maand die altijd al aanzienlijk hoger is dan de gemaakte onkosten. Dit is algemeen bekend en de werkgever heeft dit al die tijd gedoogd. De werknemers zien en gebruiken het als loon, evenals de ondernemingsraad. Tijdens salarisonderhandelingen is de vaste maandelijkse onkostenvergoeding door werkgever benoemd en ingezet om tegemoet te komen aan hogere salariswensen. De onkostenvergoeding is met het salaris uitbetaald en wordt in de arbeidsovereenkomst vermeld onder het kopje salaris. Het is tijdens ziekte en vakanties doorbetaald. Bovendien is de onkostenvergoeding in promotiebrieven vermeld als salariscomponent.

Haviltex arrest

Tijdens de mondelinge behandeling op 3 februari 2025 hebben de werknemers nog een toelichting gegeven. Naast de vaste maandelijkse onkostenvergoeding hebben zij reis- en verblijfskosten (zoals parkeerkosten, benzinekosten, treinkaartjes, vliegtickets, klantenbezoeken, conferenties) kunnen declareren. Deze declaraties zijn altijd vergoed. Wat dat betreft zien de werknemers geen verschil tussen 2023 en 2024.
De werkgever blijft erbij dat het een reële onkostenvergoeding is en geen verkapt loon. Want de vaste onkostenvergoeding is tot stand gekomen na afstemming met de belastingdienst; de partijen zijn een vaste onkostenvergoeding overeengekomen voor zakelijke kosten; en er is continu gecommuniceerd dat het om een onkostenvergoeding gaat.

Om de zaak te kunnen beoordelen verwijst de rechter naar het Haviltex arrest. Hierin zegt de Hoge Raad in de tweede overweging omtrent het middel, het volgende:

De vraag hoe in een overeenkomst de verhouding van partijen is geregeld, en of deze overeenkomst een leemte laat die moet worden aangevuld, kan niet worden beantwoord op grond van louter een taalkundige uitleg. Voor de beantwoording komt het aan op de zin die partijen in de gegeven omstandigheden aan deze bepalingen mochten toekennen en op wat zij van elkaar mochten verwachten. Daarbij kan mede van belang zijn tot welke maatschappelijke kringen partijen behoren, en welke rechtskennis van partijen kan worden verwacht.

Cao-norm

Omdat bij de uitleg van deze artikelen individuele werknemers niet waren betrokken - in het bijzonder artikel 2.7 van het personeelshandboek – vindt de rechter dat de uitleg moet worden gegeven op grond van de cao-norm, naar objectieve maatstaven.
Hierbij kan ook naar de partijbedoeling worden gekeken waarbij alle relevante omstandigheden in hun onderlinge samenhang worden bezien. En ook gedragingen van partijen na het sluiten van de overeenkomst kunnen van belang zijn.

Forfaitaire vergoeding

De benaming van de regeling (onkostenregeling c.q. representatievergoeding) geeft aan dat het gaat om compensatie van zakelijke uitgaven. Maar wil er sprake zijn van een reële onkostenvergoeding dan moet het gaan om daadwerkelijke onkosten. Onvoldoende blijkt dat dit het geval is. De rechter wijst dan ook de uitleg van werkgever van de hand. Doorslaggevend is niet de benaming van de regeling maar wel dat het een forfaitaire vergoeding betreft waarbij werknemers hun onkosten niet hoeven te declareren. De rechter gaat mee in de argumentatie van de werknemers en oordeelt dat de vaste maandelijkse onkostenvergoeding gekwalificeerd moet worden als verkapt loon.

Fairplay Centers arrest

Mocht de werkgever de vaste maandelijkse onkostenvergoeding stopzetten? In alle arbeidsovereenkomsten is een vaste maandelijkse onkostenvergoeding opgenomen. In het personeelshandboek heet dat representatievergoeding. In bijna alle arbeidsovereenkomsten staat dat de inhoud van het personeelshandboek eenzijdig door werkgever gewijzigd kan worden bij gewichtige redenen. Dan moet wel worden voldaan aan de vereisten van art. 7:613 BW. Welke zijn dat dan? Hiervoor haalt de rechter het Fairplay Centers arrest van de Hoge Raad van 29 november 2019 aan. In dit arrest zegt de Hoge Raad hierover het volgende:

Volgens art. 7:613 BW kan de werkgever slechts een beroep doen op een schriftelijk beding dat hem de bevoegdheid geeft een in een arbeidsovereenkomst voorkomende arbeidsvoorwaarde te wijzigen, indien hij bij die wijziging een zodanig zwaarwichtig belang heeft dat het belang van werknemer dat door de wijziging zou worden geschaad, daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken. Uit de parlementaire geschiedenis bij art. 7:613 BW volgt dat de arbeidsvoorwaarden niet eenzijdig door toepassing van een eenzijdig wijzigingsbeding kunnen worden gewijzigd. Dit is alleen anders als voldaan is aan de vereisten van art. 7:613 BW. Het doel van deze bepaling is om werknemers een adequaat niveau van bescherming tegen eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden te bieden, maar gelijktijdig rekening te houden met het belang van werkgevers om arbeidsvoorwaarden te kunnen ordenen.(Rechtsoverweging 3.1.2)

Eenzijdig wijzigingsbeding

De hiervoor in 3.1.2 aangehaalde tekst en strekking van art. 7:613 BW brengen mee dat wanneer de werkgever zich beroept op een eenzijdig wijzigingsbeding, de rechter – met inachtneming van alle omstandigheden van het geval – moet beoordelen of het belang van de werkgever bij wijziging van de arbeidsvoorwaarde, ten opzichte van het belang van de werknemer bij ongewijzigde instandhouding van de arbeidsvoorwaarde, zodanig zwaarwichtig is, dat het belang van de werknemer op gronden van redelijkheid en billijkheid moet wijken voor het belang van de werkgever. Het gaat bij de toepassing van art. 7:613 BW dus om een belangenafweging, waarbij geldt dat een arbeidsovereenkomst alleen ten nadele van de werknemer kan worden gewijzigd indien voldoende zwaarwegende belangen aan de zijde van de werkgever dat rechtvaardigen. Bij deze belangenafweging wordt het in het gegeven geval voor het doorvoeren van de wijziging vereiste gewicht van de belangen van de werkgever mede bepaald door het gewicht van de belangen van de werknemer die daartegenover staan. (Rechtsoverweging 3.1.3)

Mammoet/stoof arrest

Het belang van de werkgever is dat de Global Travel and Entertainment Policy zorgt voor harmonisatie van onkostenregelingen wereldwijd. De werknemers hebben een financieel belang bij instandhouding van de onkostenregeling/arbeidsvoorwaarde. De rechter oordeelt dat het omschreven belang van de werkgever, en het feit dat er geen enkele compensatie is aangeboden, vooralsnog van onvoldoende gewicht is. Het belang van werknemer weegt zwaarder.
Vervolgens gaat de rechter nog in op art. 7:611 BW en goed werknemerschap. De zeven werknemers zijn in beginsel niet gehouden voorstellen van werkgever tot wijziging van de arbeidsvoorwaarden te accepteren. Maar wel zijn zij, volgens rechtspraak van de Hoge Raad, onder omstandigheden op grond van goed werknemerschap van art. 7:611 BW, toch gehouden om een voorstel van werkgever tot een verandering in de arbeidsovereenkomst te accepteren. Hiervoor zijn in het arrest Mammoet/Stoof van de Hoge Raad drie criteria geformuleerd:

1. Als eerste moet blijken dat er voldoende aanleiding is om als goed werkgever een wijziging van de arbeidsvoorwaarden voor te stellen.
2. Als dit zo is, dan moet worden beoordeeld of dit redelijk is.
3. Als ook dit het geval is, moet worden gekeken of aanvaarding van het voorstel in alle redelijkheid van de werknemer kan worden gevergd.

Niet voldaan

Naar het oordeel van de rechter kan er sprake zijn van een wijziging van omstandigheden zoals bedoeld in criterium 1. De werkgever heeft namelijk te maken met een toename van het thuiswerken, actuele marktwaarden, gewijzigde regelgeving en auditprocessen. De Global Travel and Entertainment Policy moet er voor zorgen dat er, in dit kader, voorzien wordt in gelijkheid/harmonisatie tussen medewerkers wereldwijd. Maar de werkgever heeft de zeven werknemers géén voorstel gedaan tot wijziging van de arbeidsvoorwaarden en uitsluitend medegedeeld dat de vaste onkostenregeling zal worden stopgezet. Er is ook geen afbouw- of compensatievoorstel gedaan. De rechter oordeelt dat aan het eerste criterium niet wordt voldaan.
De rechter vindt dat de maandelijkse vaste onkostenvergoeding van de zeven werknemers als verkapt loon geldt en dat de werknemers hier recht op hebben. De werkgever moet, met terugwerkende kracht, de vaste maandelijkse onkostenvergoeding per 1 januari 2024 uitbetalen vermeerderd met wettelijke rente en een wettelijke verhoging van 25% wegens te late betaling.

Conclusie

In deze zaak verschillen werknemers en werkgever van mening over hoe de vaste maandelijkse onkostenregeling moet worden uitgelegd. Voor de uitleg van een schriftelijke overeenkomst geldt de Haviltex-norm. Doorslaggevend is niet alleen de letterlijke tekst van de overeenkomst maar ook welke betekenis partijen eraan mogen toekennen, de omstandigheden van het geval en wat partijen mogen verwachten.
Toegepast op deze casus oordeelt de rechter dat de onkostenregeling verkapt loon is en dat de werkgever deze niet mocht stoppen per 1 januari 2024.