Wij twijfelen of bepaalde ritten zakelijk of privé zijn voor de rittenadministratie. Werknemers die niet bijtellen vragen ons soms advies over ritten die verband kunnen houden met de dienstbetrekking. Wij hebben nergens criteria gevonden voor het onderscheid zakelijk of privé.
Het gaat dan bijvoorbeeld om ritten naar:
- De Sinterklaasmiddag op het werk in het weekend, volledig georganiseerd door en op kosten van de personeelsvereniging
- Een jubileumreceptie (op uitnodiging) van een collega na afloop van het werk op een externe locatie
- Een uitje met de personeelsvereniging
Zijn er handvatten om het verschil zakelijk of privé goed te beoordelen?
Misschien teleurstellend of juist een geruststelling, maar ik vond ook geen strikt onderscheidende criteria, ook niet in Memories van toelichting en commentaar bij art 13 bis Wlb . Er is wel veel jurisprudentie waarin de zakelijkheid van een rit ter discussie staat, maar die uitspraken zijn feitelijk en gaan vaak over zelfstandigen.
Wie draagt kosten?
Als onderscheid adviseer ik te kijken naar wie de kosten (voor het grootste deel) draagt. Een receptie voor een jubilaris wordt in de regel aangeboden door de werkgever. Dat is dan degene die de kosten ervan volledig of voor het grootste deel draagt.
Een personeelsvereniging organiseert echter allerlei incidentele sociale en gezelligheidsactiviteiten. De kosten van die activiteiten worden in het algemeen betaald met de contributie. Van niet-leden wordt meestal een eigen bijdrage gevraagd bij deelname. Werkgevers stellen soms een ruimte beschikbaar en/ of leveren een financiële bijdrage omdat dergelijke activiteiten het contact tussen de werknemers positief beïnvloeden.
Een rit naar een jubileumreceptie zouden wij dan ook als zakelijk kwalificeren, ritten naar activiteiten van de personeelsvereniging als privé.
Duidelijk is in elk geval dat alle kilometers waarvoor een gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding gegeven mag worden ook voor de rittenadministratie zakelijk zijn.
Geen onderscheidende criteria
Aangezien er geen onderscheidende criteria bekend zijn, is het maar net hoe diepgaand de kilometeradministratie van een werknemer wordt gecontroleerd. Maar een aantal dingen heeft hij zelf in de hand, zoals:
- Houd een ruime marge aan tussen het totale aantal privékilometers en de toegestane 500 kilometers. Dat maakt dat er bij een controle meerdere onjuistheden gevonden moeten worden voordat de bijtelling van toepassing is. Bij een rittenadministratie die sluit op 480 privékilometers hoeft de inspecteur maar weinig ‘fouten’ te vinden
- Vermeld alle ritten. Er kunnen opnamen worden gemaakt op parkeerplaatsen van drukbezochte plekken als stadions of pretparken. Als een rit daarheen – zakelijk of privé - niet is vermeld klopt de kilometerstand daarna niet meer en kan er een afwijking in het gemiddelde brandstofverbruik optreden. Een blik op de opnamen kan deze dan verklaren
- Bewaar een schermprint van de routeplanner als je bijvoorbeeld vanwege een omleiding enige tijd een langere afstand moet afleggen. Daarop is meestal ook de datum te vinden. Via internet kun je ook de nodige informatie terugvinden over dergelijke incidenten.