Wij kwamen er een paar dagen geleden achter dat wij ten onrechte een transitievergoeding hebben uitbetaald aan een voormalig medewerker. Hoe lossen we dit goed op? Deze is uitbetaald én verwerkt in onze salarisadministratie van 2025 die inmiddels is afgesloten. Mogen we dit bedrag negatief in de salarisverwerking van 2026 verwerken, of moet dat in het oude jaar?
Het is me niet duidelijk waarom je een uitbetaald en verwerkt bedrag negatief wil verwerken. Daarom neem ik aan dat je vraag niet compleet is en je doelde op een situatie waarin teveel betaald loon wordt terugbetaald. Omdat het om een voormalig werknemer gaat neem ik aan dat de medewerker uit zichzelf meldde dat hij zijn transitievergoeding wilde terugbetalen. Toch zet ik de mogelijkheden op een rij. Voor jouw situatie geldt waarschijnlijk het onder 2 vermelde, laatste gedachtestreepje.
- Ontdekte je de onterechte betaling kort na uitbetaling of meldde de medewerker het uit zichzelf in het jaar van betalen?
- Je mag de aangifte van het kalenderjaar waarin is uit- én terugbetaald corrigeren nadat het netto ten onrechte betaalde bedrag is terugbetaald en de aangiftetermijn nog niet voorbij is.
- Als de aangiftetermijn wel afgelopen is maar het kalenderjaar van uit- en terugbetalen nog niet, dan voeg je een correctiebericht toe aan een aangifte waarvan de aangiftetermijn nog niet voorbij is. De netto terugbetaling, gebruteerd volgens de oorspronkelijke tabel, is negatief loon in het tijdvak van terugbetaling. Dat negatieve loon verreken je zoveel mogelijk met positief loon incl. alle loonheffingen, eventueel over meerdere loontijdvakken.
Voor zover er meer negatief dan positief loon is moet in de loonstaat van het terugbetalingstijdvak het loon en alle loonheffingen gevuld worden met negatieve bedragen. Zo wordt het positieve(jaar)loon verrekend met het terugbetaalde loon en zijn er geen gevolgen voor de jaaropgave en eventuele aangifte IB. - Wordt het te veel betaalde na afloop van het jaar van betaling bruto teruggevraagd en (deels) terugbetaald dan mogen de loonstaat en loonaangiften van het jaar van betaling niet worden gecorrigeerd. Dat loon incl. loonheffing is bij de Belastingdienst verwerkt voor de heffing van de inkomstenbelasting over voorgaand jaar.
- Als het terugbetaalde brutobedrag als negatief loon verrekend kan worden met het positieve loon van een of enkele tijdvakken in het nieuwe jaar, dan moeten de loonheffingen in die tijdvakken berekend worden over het saldo. Het saldo mag in geen enkel tijdvak een negatief bedrag zijn. Uiteraard moeten er in het nieuwe jaar dan nog wel tijdvakken zijn waarover loon betaald werd.
- Kan het terugbetaalde negatieve brutoloon niet of niet helemaal verrekend worden met positief brutoloon dan verstrek je een negatieve jaaropgave voor het niet-verrekende deel. De loonheffingen bedragen dan ‘0’ of worden niet ingevuld. Het brutobedrag dat niet verrekend kan worden, kan de werknemer als negatief loon aftrekken in zijn aangifte inkomstenbelasting. De werknemer moet dan een negatieve jaaropgaaf ontvangen zonder vermelding van loonheffingen.
- Wordt er niks terugbetaald, dan blijft alles zoals het is.
- Verrekenen, loonaangifte corrigeren en negatieve jaaropgaaf zijn dan niet aan de orde. De voormalig medewerker heeft je verzoek dan naast zich neergelegd. Feitelijk heeft hij de dubbele betaling dus genoten en is de opgave aan de Belastingdienst correct.