Tijdelijk toegankelijk document uit PayRoll Kennisbank PRO
Onze klantenservicemedewerkers moeten een headset dragen. De weekenddienst doen ze vanuit huis. Daarom mogen (alleen) deze medewerkers eens per 3 jaar een headset naar keuze aanschaffen tot een bedrag van maximaal € 125 per persoon, die wij dan vergoeden. We willen dit aanwijzen als gerichte vrijstelling voor gereedschappen en ict middelen, maar weten niet hoe we aan het noodzakelijkheidscriterium kunnen voldoen.
Met maximaal € 125 voldoen we in elk geval aan het gebruikelijkheidscriterium, maar dan gaat bij ons het licht uit. Kunnen jullie ons verder helpen?
Ik help je graag verder en neem gelijk enkele andere aspecten mee om het geheugen op te frissen.
GebruikelijkheidstoetsVergoedingen aan een werknemer kunnen alleen in de vrije ruimte worden geplaatst als ze gebruikelijk zijn. Is een vergoeding niet gebruikelijk, dan moet die tot het individuele loon van de werknemer worden gerekend. De Belastingdienst beschouwt vergoedingen tot € 2.400 per werknemer per jaar sowieso als gebruikelijk. De vergoeding voor de headset zou dus in ieder geval gebruikelijk zijn. Maar je wil de vergoeding aanmerken als gerichte vrijstelling. Dan speelt het gebruikelijkheidscriterium niet.
Gerichte vrijstellingen zijn namelijk altijd gebruikelijk, omdat elke werkgever deze inzet als aan de voorwaarden wordt voldaan. Deze vergoedingen moeten wel aangewezen worden als eindheffingsloon, maar gaan niet ten laste van de vrije ruimte.
NoodzakelijkheidscriteriumHet noodzakelijkheidscriterium is alleen van toepassing bij de gerichte vrijstelling voor vergoedingen en verstrekkingen van gereedschap en ict-middelen. In eerste instantie gaat de Belastingdienst hierbij af op het oordeel van de werkgever. Neemt hij de kosten geheel voor zijn rekening, dan gaat de Belastingdienst er van uit dat de kosten noodzakelijk zijn, zolang ze redelijk zijn.
De werknemer moet de headset gebruiken bij de uitoefening van de dienstbetrekking. Daaronder wordt ook verstaan thuisgebruik tijdens de weekenddienst.
Dat zou wel zonder een headset kunnen maar dat is niet optimaal, bijvoorbeeld door de aanwezigheid van huisgenoten. Dat niet elke medewerker gebruikmaakt van het aanbod van de werkgever maakt de headset niet minder noodzakelijk. Betwijfelt de Belastingdienst dit, dan moet de Belastingdienst bewijzen dat de headset niet noodzakelijk is.
CafetariaregelingDe kosten worden alleen noodzakelijk geacht als ze volledig voor rekening van de werkgever blijven. Om die reden kan deze gerichte vrijstelling niet opgenomen worden in een cafetariaregeling. Via deze regeling levert een werknemer immers een deel van zijn brutoloon of andere bron in voor een nettovoorziening (doel). Heeft een werknemer liever een duurdere headset dan noodzakelijk os wenselijk, dan mag de meerprijs wel netto worden ingehouden.
Einde gebruikIn het algemeen geldt dat de werknemer een voorziening moet teruggeven aan de werkgever als deze niet meer nodig is voor het werk. Wil de werknemer deze behouden dan moet hij de restwaarde aan de werkgever betalen, moet het tot loon worden gerekend of ten laste van de vrije ruimte worden gebracht.
Links in de kennisbank
pag. 56 Handboek Loonheffingen 2025
Gebruikelijkheidstoets
Gerichte vrijstellingen
Wet- en regelgeving
Externe links
Overige informatie
/prol/
Noodzakelijkheidscriterium bij vergoeding headset
AlgemeenPayRoll Magazine OnlinePayRoll Magazine Online - LoonpostDeze paginaOnze klantenservicemedewerkers moeten een headset dragen. De weekenddienst doen ze vanuit huis. Daarom mogen (alleen) deze medewerkers eens per 3 jaar een headset naar keuze aanschaffen tot een bedrag van maximaal € 125 per persoon, die wij dan vergoeden. We willen dit aanwijzen als gerichte vrijstelling voor gereedschappen en ict middelen, maar weten niet hoe we aan het noodzakelijkheidscriterium kunnen voldoen.
Met maximaal € 125 voldoen we in elk geval aan het gebruikelijkheidscriterium, maar dan gaat bij ons het licht uit. Kunnen jullie ons verder helpen?
Ik help je graag verder en neem gelijk enkele andere aspecten mee om het geheugen op te frissen.
GebruikelijkheidstoetsVergoedingen aan een werknemer kunnen alleen in de vrije ruimte worden geplaatst als ze gebruikelijk zijn. Is een vergoeding niet gebruikelijk, dan moet die tot het individuele loon van de werknemer worden gerekend. De Belastingdienst beschouwt vergoedingen tot € 2.400 per werknemer per jaar sowieso als gebruikelijk. De vergoeding voor de headset zou dus in ieder geval gebruikelijk zijn. Maar je wil de vergoeding aanmerken als gerichte vrijstelling. Dan speelt het gebruikelijkheidscriterium niet.
Gerichte vrijstellingen zijn namelijk altijd gebruikelijk, omdat elke werkgever deze inzet als aan de voorwaarden wordt voldaan. Deze vergoedingen moeten wel aangewezen worden als eindheffingsloon, maar gaan niet ten laste van de vrije ruimte.
NoodzakelijkheidscriteriumHet noodzakelijkheidscriterium is alleen van toepassing bij de gerichte vrijstelling voor vergoedingen en verstrekkingen van gereedschap en ict-middelen. In eerste instantie gaat de Belastingdienst hierbij af op het oordeel van de werkgever. Neemt hij de kosten geheel voor zijn rekening, dan gaat de Belastingdienst er van uit dat de kosten noodzakelijk zijn, zolang ze redelijk zijn.
De werknemer moet de headset gebruiken bij de uitoefening van de dienstbetrekking. Daaronder wordt ook verstaan thuisgebruik tijdens de weekenddienst.
Dat zou wel zonder een headset kunnen maar dat is niet optimaal, bijvoorbeeld door de aanwezigheid van huisgenoten. Dat niet elke medewerker gebruikmaakt van het aanbod van de werkgever maakt de headset niet minder noodzakelijk. Betwijfelt de Belastingdienst dit, dan moet de Belastingdienst bewijzen dat de headset niet noodzakelijk is.
CafetariaregelingDe kosten worden alleen noodzakelijk geacht als ze volledig voor rekening van de werkgever blijven. Om die reden kan deze gerichte vrijstelling niet opgenomen worden in een cafetariaregeling. Via deze regeling levert een werknemer immers een deel van zijn brutoloon of andere bron in voor een nettovoorziening (doel). Heeft een werknemer liever een duurdere headset dan noodzakelijk os wenselijk, dan mag de meerprijs wel netto worden ingehouden.
Einde gebruikIn het algemeen geldt dat de werknemer een voorziening moet teruggeven aan de werkgever als deze niet meer nodig is voor het werk. Wil de werknemer deze behouden dan moet hij de restwaarde aan de werkgever betalen, moet het tot loon worden gerekend of ten laste van de vrije ruimte worden gebracht.
Links in de kennisbank
pag. 56 Handboek Loonheffingen 2025
Gebruikelijkheidstoets
Gerichte vrijstellingen
Wet- en regelgeving
Externe links
Overige informatie
/prol/
Docnr: 251762