'Hij blijft onder de 183 dagen in dat andere land, dus we hoeven niets te doen.' Als payroll professional weet je eigenlijk al genoeg. Dit is zo’n zin die bijna altijd gevolgd wordt door gedoe. Want hoe vaak wordt de 183-dagenregel niet gebruikt als een soort vrijstelling? Alsof het een simpele grens is: onder de 183 dagen geen loonbelasting, erboven wel. Klaar.
Was het maar zo eenvoudig
In de praktijk is de '183-dagenregel' geen vrijstelling, maar een toets met drie voorwaarden. En ja, je moet ze alle drie halen. Niet twee van de drie. Niet 'ongeveer'. Gewoon alle drie. Even terug naar de basis. Volgens de meeste belastingverdragen (altijd even het echte verdrag erbij pakken) mag het werkland heffen, tenzij:
- De werknemer minder dan 183 dagen in dat land verblijft in een bepaalde periode (zoals kalenderjaar, fiscaal jaar, 12 maanden), én
- Het salaris niet wordt betaald door (of namens) een werkgever in dat land, én
- De kosten niet worden gedragen door een vaste inrichting in dat land.
Even een paar maanden ergens anders werken vanwege het weer wordt steeds normaler
Prullenbak
Klinkt nog steeds overzichtelijk. Tot je naar de praktijk kijkt. Want daar gaat het mis. Die eerste voorwaarde, die 183 dagen, krijgt alle aandacht. HR houdt een Excel bij, managers tellen dagen (als je geluk hebt), en iedereen voelt zich comfortabel als het onder die magische grens blijft.
Maar ondertussen...
De werknemer werkt feitelijk voor een Nederlandse entiteit. De kosten worden individueel doorbelast. Of er is simpelweg sprake van een materiële werkgever in Nederland omdat die ook echt instructiebevoegd is; denk aan de Nederlandse 'galg'-toets voor werknemerschap. En op dat moment kun je die 183 dagen eigenlijk in de prullenbak gooien. Niet letterlijk natuurlijk.
Realiteit
Dit is precies waar het vaak schuurt tussen theorie en praktijk. De wet kijkt namelijk niet alleen naar contracten, maar naar de realiteit. Wie stuurt de werknemer aan? Waar ligt het economische risico? Wie profiteert van het werk? Wie draagt de economische kosten van het werk? Dat is waar de discussie begint. En eerlijk is eerlijk, daar wordt het voor payroll ook meteen een stuk minder comfortabel.
Wat het nog interessanter maakt, is dat dit onderwerp steeds relevanter wordt. Denk aan hybride werken, korte internationale uitzendingen, en werknemers die 'even een paar maanden ergens anders gaan zitten omdat het daar lekker weer is'. Voor je het weet heb je meerdere landen die een claim kunnen leggen.
En dan blijkt ineens dat die 183 dagen helemaal niet je grootste probleem waren. Niet alleen vanwege die drie cumulatieve voorwaarden, maar ook omdat je dan ineens moet kijken naar sociale zekerheid, arbeidsrecht en… ja, misschien zelfs een shadow of split payroll in twee landen moet coördineren.
Valkuil
De echte les? De 183-dagenregel is geen simpele grens, maar een valkuil verpakt als zekerheid. Dus de volgende keer dat iemand zegt: 'We zitten onder de 183 dagen, dus het zit goed', weet je wat je te doen staat. Even doorvragen en breder kijken. Niet omdat je een zeur bent, maar omdat je het juiste wilt doen: voor de werknemer en de werkgever.
Max van der Klis-Busink