In ons bedrijf werken gelukkig nog best wel veel oudere werknemers. Dat betekent dat wij met enige regelmaat jubileum- en helaas ook overlijdensuitkeringen moeten berekenen. In het nieuwe Handboek Loonheffingen 2026 lazen we dat er in de berekening van die uitkeringen iets veranderd is. We begrijpen niet precies wat de gevolgen van die verandering zijn.
Bovendien is onze cao vorige maand gewijzigd. Daarin is er ten aanzien van beide uitkeringen helemaal niets veranderd. In de cao wordt nog altijd uitgegaan van uitkeringen ter hoogte van een aantal maandsalarissen.
Ik begrijp de verwarring. Maar laat me vooropstellen dat de Belastingdienst er niets mee te maken heeft wat je aan een werknemer uitkeert. Dat bepaal je als werkgever helemaal zelf. Tenzij bijvoorbeeld de cao of het Burgerlijk Wetboek (BW) een bepaalde uitkering verplicht voorschrijft.
Vrij van heffingen
De Belastingdienst gaat alleen maar over de vraag of de uitkering die jij berekend hebt vrij van heffingen kan blijven. Het zou kunnen zijn dat de uitkering geheel of gedeeltelijk tot het loon moet worden gerekend. Geheel als je de uitkering bijvoorbeeld op het verkeerde moment uitkeert. Niet na 25 jaar dienstverband, maar na 20 jaar dienstverband. Je mag die uitkering best geven, maar hij blijft niet vrij van heffingen. Hij moet geheel tot het loon gerekend worden. Gedeeltelijk als de uitkering hoger is dan de toegestane fiscale vrijstelling. Je geeft twee maandsalarissen, maar er is er maar één vrijgesteld. Het meerdere blijft dan niet vrij van heffingen. In die laatste regel is nu iets veranderd.
Gehele kalenderjaar
Die verandering komt niet voort uit een wetswijziging, maar uit de rechtspraak. De Belastingdienst interpreteerde de wettekst tot voor kort zo, dat voor de fiscale vrijstelling moest worden uitgegaan van het fiscale loon over de maand voorafgaande aan de maand waarin de uitkering werd gedaan of het overlijden plaatsvond. Rechters van gerechtshoven vinden echter dat moet worden gekeken naar het loon over het gehele kalenderjaar waarin de uitkering wordt gedaan of het overlijden plaatsvindt. Het ministerie heeft besloten niet in beroep te gaan, waarna de Kennisgroep Loonheffingen en daarna het Handboek de zienswijze van de rechters hebben overgenomen.
Voorbeeld
Ik ga proberen het uit te leggen aan de hand van een voorbeeld, dat ik een beetje ontleen aan het voorbeeld dat de Belastingdienst gebruikt in de publicatie van de Kennisgroep. Op 1 augustus 2026 is een werknemer 40 jaar in dienst. Bij de werkgever is het gebruikelijk om bij een dergelijk jubileum een uitkering te geven ter hoogte van twee maandsalarissen. Er geldt een minimum-cao, waarvan dus ten voordele van de werknemer mag worden afgeweken. Het cao-schaalsalaris van de werknemer bedraagt € 4.000 per maand. In oktober gaan de schaalsalarissen met 2% omhoog; in dit geval dus naar € 4.080. De werknemer is echter al geruime tijd ziek. Op 1 juni 2026 is zijn salaris na een jaar ziekte verlaagd naar 70%, oftewel € 2.800 per maand. In mei van ieder jaar ontvangt hij 8% vakantiegeld. Verder geldt er een pensioenregeling waaraan de werknemer € 150 per maand bijdraagt en heeft de werknemer gekozen voor een uitruil van arbeidsvoorwaarden, waardoor zijn salaris voor heel 2026 met € 50 wordt verlaagd. Hoe gaat dat nu met de berekening?
Om te beginnen mag de werkgever voor de berekening van de uitkering gerust uitgaan van het volledige schaalsalaris. Er is niets wat zich daartegen verzet. Hij had ook kunnen uitgaan van het 70%-salaris. Daar zou in beginsel ook niets tegen zijn. De werknemer krijgt in dit voorbeeld een jubileumuitkering van € 8.000.
Fiscale loon
Vervolgens is de vraag in hoeverre deze uitkering vrijgesteld is van alle heffingen. Daarbij komt de nieuwe regel uit het Handboek in beeld. In beginsel zouden we daarvoor het fiscale loon als uitgangspunt moeten nemen. Dat is dus het loon onder aftrek van het werknemersdeel in de pensioenpremie en onder aftrek van de uitruil van arbeidsvoorwaarden. Later mogen deze posten dan weer worden bijgeteld. Daar beginnen we niet aan. We gaan wel kijken naar het te verwachten loon over heel 2026. We gaan ervan uit dat de werknemer ziek blijft. Dat gaat zo:
- Salaris januari t/m mei: 5 x € 4.000
€ 20.000 - Salaris juni t/m september (70%): 4 x € 2.800
€ 11.200 - Salaris oktober t/m december (cao-verhoging): 3 x € 2.856
€ 8.568 - subtotaal:
€ 39.768 - Reservering vakantiegeld 8% van € 39.768 (afgerond)
€ 3.181 - Totaal op jaarbasis
€ 42.949
Dit leidt tot een loon over een maand van € 42.949 / 12 = € 3.579 (afgerond). Voor een diensttijduitkering na 40 jaar is éénmaal het loon over een maand vrijgesteld. Dat betekent, dat € 8.000 - € 3.579 = € 4.421 tot het loon moet worden gerekend. Je kunt dat aan de werknemer toerekenen, maar het kan ook in de eindheffing worden betrokken.
We zijn er in de berekening van uitgegaan dat de werknemer de rest van het jaar ziek blijft. Dat valt te verwachten. Maar als je al (bijna) zeker weet dat de werknemer binnenkort zijn werk hervat en weer 100% betaald wordt, mag je daar ook van uitgaan. Dat leidt dan tot een hogere vrijstelling.