Woon-werkverkeer is voor de meeste werknemers een dagelijkse realiteit. Het vervoermiddel dat je daarvoor gebruikt heeft een grote impact, en niet alleen op ons milieu. Dit besef groeit gestaag en samen met de spectaculaire opmars van de elektrische fiets verklaart dit de fikse stijging van het aantal fietsritten in 2022. Werkgevers kunnen dit op meerdere manieren blijven stimuleren en ook daarvan de vruchten plukken.
We startten dit jaar met eerst een natte week, gevolgd door een week met ijzige ochtenden. Met zulk weer stappen alleen de doorgewinterde fietsers op de pedalen. Maar zodra de temperatuur stijgt neemt het aantal fietsers rap toe. Jaarlijks voert het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat het Landelijke reizigersonderzoek uit. Hieruit blijkt dat het aantal fietsritten naar het werk in 2022 met ruim 2 miljoen per werkweek is gestegen.
Fietsen is gezond, de werknemer komt fitter aan op het werk en heeft meer weerstand. Uit het onderzoek blijkt dat gezondheid en gemak de belangrijkste redenen zijn om de fiets te gebruiken, naast een goede fietsenstalling op het werk en een goede reiskostenvoorziening. Het stimuleren van fietsgebruik is daarmee een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde.
Met een beperkter ziekteverzuim bespaart een werkgever per werknemer bovendien al snel een of enkele ziektedagen per jaar, wat ook financieel gezien een hoop uitmaakt. Daarnaast is fietsen CO2-vrij en beperkt het de nodige parkeerplaatsen. Kortom: fietsen levert een hoop voordelen. Hoe kun je dat in jouw organisatie implementeren?
Enkele mogelijkheden
Een fiets kan vergoed/verstrekt zijn of ter beschikking zijn gesteld. Bij een vergoede/verstrekte fiets is de werknemer eigenaar van de fiets geworden. Bij terbeschikkingstelling is dat de werkgever of leasemaatschappij. Regelingen gelden normaliter specifiek voor een fiets die eigendom is van de werknemer, dan wel voor de ter beschikking gestelde fiets.
1. Reiskosten vergoeden
Waarschijnlijk de oudste en daardoor de meest bekende stimulans om regelmatig te fietsen is de gericht vrijgestelde (onbelaste) reiskostenvergoeding voor alle zakelijke kilometers die met de eigen fiets worden afgelegd. Een hogere kilometervergoeding hiervoor stimuleert het fietsgebruik. De werknemer heeft zo nauwelijks kosten en fietst elke week een aardig bedrag bij elkaar.
Als een werkgever in de loop van het jaar minder dan de maximaal vrijgestelde € 0,23 (2024) per kilometer vergoedt (ondermaats) dan kan met salderen de resterende fiscale ruimte opgevuld worden met het te belasten deel van eventueel bovenmatig vergoede kilometers voor andere ritten. Salderen kan zo het te belasten bovenmatige deel verminderen én zorgen dat de resterende fiscale ruimte van ondermaats vergoede kilometers wordt benut.
Resteert er dan nog fiscale ruimte dan kan die bijvoorbeeld aan het einde van het jaar geoptimaliseerd ingevuld worden via een uitruil met een (deel van de) eindejaarsbonus of dertiende maand.
2. Aanschaf stimuleren
Om het fietsgebruik te bevorderen helpt ook het stimuleren van de aanschaf ervan. Zeker als een werkgever een financiële bijdrage levert en er tegenover de resterende waarde van de aanschaf een personeelslening komt die kan worden afgelost met bijvoorbeeld de vrijgestelde kilometervergoeding.
De waarde van een (elektrische) fiets die de werkgever vergoedt of verstrekt is in beginsel loon, maar (een deel daarvan) kan worden aangewezen als eindheffingsloon.
Om de druk op de vrije ruimte te beperken kunnen werkgevers bijvoorbeeld elke 3 jaar aan werknemers een budget van € 600,- of een percentage ven het aankoopbedrag ter beschikking stellen binnen de cafetariaregeling. Een werkgever die fietsgebruik wil stimuleren kan dit budget verhogen met bijvoorbeeld de tegenwaarde van een ziektedag. Wat er dan nog nodig is kan de werknemer betalen met bijvoorbeeld:
- Een dertiende maand of vakantieuren
Als een werknemer een fiets koopt van € 1.600 en die als doel inbrengt in de cafetariaregeling waarbij werkgever een budget van € 600 ter beschikking stelt resteert er nog € 1.000 netto voor rekening van de werknemer. Dit kan direct ingehouden worden op het nettoloon, maar de werkgever kan voor de resterende € 1.000 of een deel daarvan de brutobonus of vakantiegeld aanwijzen als eindheffingsloon.
Als het werknemersdeel van de fiets (voor de fiscale waardering) volledig wordt aangewezen als eindheffingsloon en boven de vrije ruimte zou uitkomen, dan betaalt de werkgever hierover € 800 eindheffing (€ 1.000 * 80%). In het duurste geval zou de werkgever dan € 1.400 (€ 800 + € 600) bijdragen aan de fiets.
De kans is groot dat kosten voor de werkgever lager zijn omdat de fiets nog voor een deel kan worden ondergebracht in de vrije ruimte. Over het deel dat aangewezen wordt als eindheffingsloon bespaart de werkgever zich bovendien de premies voor de werknemersverzekeringen en ZVW-heffing. De werknemer zal elk deel van zijn brutoloon (bron) dat de werkgever door het aanwijzen als eindheffingsloon naar een nettobijdrage omzet in elk geval waarderen.
Bij een fiets die eigendom is van de werknemer zijn alle kosten van onderhoud, verzekering et cetera voor zijn rekening. - Een renteloze of gunstige personeelslening en aflossing
Een andere optie is een renteloze of gunstige personeelslening verstrekken voor de aanschaf van een fiets. Het rentevoordeel van zo’n personeelslening behoort niet tot het loon van de werknemer volgens art 13 lid 4 Wet LB en komt dus ook niet ten laste van de vrije ruimte. Uiteraard waardeert de werknemer ook in dit geval een nettobijdrage van de werkgever. De vergoeding van de fiets komt ook niet ten laste van de vrije ruimte omdat de werknemer de fiets zelf betaalt met het bedrag waarvoor hij met de werkgever een lening is aangegaan. De werknemer kan deze aflossen met bijvoorbeeld zijn belastingvrije kilometervergoeding maar ook met zijn netto vakantiegeld, bonus of door de verkoop van vakantie-uren.
Voorbeeld personeelslening
De werknemer woont 8 kilometer van zijn werk en krijgt een vrije kilometervergoeding van € 0,20 per kilometer. Per dag krijgt hij een reiskostenvergoeding van € 3,20 Gaan we voor het gemak uit van 200 woon-werkreizen per jaar met de fiets dan krijgt de werknemer jaarlijks een nettovergoeding van € 640. De werknemer zou zijn lening kunnen aflossen met zijn reiskostenvergoeding. Wordt deze geoptimaliseerd met een deel van het vakantiegeld of bonus dan is de lening nog sneller afgelost.
Ook bij een lagere kilometervergoeding of een kortere reisafstand kan een personeelslening voor een middenklasse fiets nog steeds binnen een redelijke termijn zijn afgelost.
3. Ter beschikking stellen
De werkgever of leasemaatschappij is eigenaar van een ter beschikking gestelde fiets. De kosten van verzekering, onderhoud, reparatie, stalling et cetera komen voor rekening van de eigenaar. Als de werknemer deze kosten voorschiet mogen die als intermediaire kosten onbelast worden terugbetaald. Dat geldt ook voor de kosten van het thuis opladen van een accu van een elektrische fiets. Een regenpak daarentegen is loon voor de werknemer.
Ook als de werknemer de fiets leaset en de werkgever alle termijnen vergoedt, geldt dit als een ter beschikking gestelde fiets.
Voor de werknemer is er sprake van vervoer door de werkgever. De werknemer heeft daarom geen recht op een gericht vrijgestelde kilometervergoeding. Mogelijk vervalt hierdoor de motivatie om bij slecht weer op de fiets te springen, zeker als werknemers een reiskostenvergoeding krijgen voor het gebruik van de eigen auto of het OV.
Voor de ter beschikking gestelde fiets moet jaarlijks 7% van de consumentenadviesprijs inclusief btw voor het privégebruik als loon worden aangemerkt, tenzij de fiets niet voor woon-werkverkeer mag worden gebruikt. Privégebruik is dan ook niet mogelijk. Hier kan dus alleen sprake van zijn als de fiets uitsluitend wordt gebruikt voor zakelijke ritten. Denk hierbij aan een medewerker die veelvuldig op huisbezoek gaat en daarvoor de dienstfiets gebruikt.
De regeling van ter beschikking gestelde fietsen kent geen tegenbewijsregeling zoals de auto van de zaak. Daartegenover mag de bijtelling wel als eindheffingsloon worden aangemerkt.
Een netto eigen bijdrage van de werknemer komt overeenkomstig art 13 lid 6 Wlb in mindering op de bijtelling tot minimaal nihil. Het saldo van de bijtelling minus eigen bijdrage mag ook hier op kalenderjaarbasis niet negatief zijn. Binnen de cafetariaregeling mag een deel van een brutobeloning uitgeruild worden tot een nettobedrag en in mindering worden gebracht op de bijtelling.
Als de bijtelling al is aangewezen als eindheffingsloon is een eigen bijdrage van de werknemer fiscaal gezien niet meer nodig.
Fiets overnemen
Besluit de werkgever een ter beschikking gestelde fiets op te ruimen, dan mag een werknemer deze overnemen voor de waarde in het economisch verkeer. De Belastingdienst gaat uit van een waardevermindering van 20% per jaar. Wie de fiets na overname gaat gebruiken speelt hierbij fiscaal gezien geen rol. Hierboven onder ‘2) Aanschaf stimuleren’ las je hoe je de werknemer daarbij een handje kunt helpen.