Geluk bij een ongeluk

Een ongeluk zit vaak in een klein hoekje. De wet LB regelt dat de schade aan en/of verlies van persoonlijke zaken opgelopen door het werk, vrij van heffing mag worden hersteld of vervangen. Dit komt gelukkig niet vaak voor, maar is het toch aan de orde, dan is deze regeling een geluk bij een ongeluk.

Derden

De kosten van medische zorg bij lichamelijk letsel worden primair vergoed door de zorgverzekeraar. Heeft een werknemer iets niet verzekerd - bijvoorbeeld een eigen risico of fysiotherapie - dan is de vergoeding daarvan belast werknemersloon, tenzij het wordt aangewezen als eindheffingsloon. Het vergoeden van schade aan derden voor lichamelijk letsel en/of aan bezittingen blijft vanzelfsprekend buiten de salarisadministratie. Daar ontbreekt immers de werkgever - werknemer relatie.

Eindheffing

De schadevergoeding (of de waarde van het verstrekt vervangend exemplaar) hoort op grond van art. 11, lid 1 ltr k Wet LB niet tot het loon. Dat is een essentieel verschil met de gerichte vrijstellingen van art. 31a Wet LB. Gerichte vrijstellingen moeten eerst worden aangewezen als eindheffingsloon om niet tot het werknemersloon te behoren.
Een vergoeding of vervanging van een schade die de werknemer aan zijn persoonlijke zaak heeft geleden wordt in de praktijk vaak ten laste van de vrije ruimte gebracht, terwijl dat niet nodig is. Aanwijzen is dan alleen nodig:

1. voor het deel van de schadevergoeding voor een vervoermiddel van de werknemer waarvoor een reiskostenvergoeding wordt betaald en waarmee betrokkene het vrijgestelde bedrag per kilometer overschrijdt of;
2. als de schade niet is ontstaan door een bijzondere gebeurtenis en/of niet samenhing* met de dienstbetrekking en de werkgever wil voorkomen dat de waarde van de vergoeding of verstrekking tot het loon van de werknemer wordt gerekend.

Ben je toch voornemens de vergoeding (gebruteerd) tot het loon van de werknemer te rekenen, dan kan dat nadelig uitwerken voor de inkomensafhankelijke regelingen (toeslagen) waar betrokkene recht op heeft. Met de toeslagenkaart kun je dat nagaan.

*Let op

‘Samenhangen met’ is ruimer dan ‘tijdens’. Daaronder vallen ook zaken van de werknemer die schade hebben opgelopen tijdens bijvoorbeeld een vlucht naar een zakelijk congres in het buitenland.

Art 11 lid 1 ltr k

‘Uitkeringen en verstrekkingen tot vergoeding van door de werknemer in verband met zijn dienstbetrekking geleden schade aan of verlies van persoonlijke zaken’.
‘Zaken’ staat voor ‘dingen’ en sluit daarmee schade aan een lichaamsdeel of immateriële schade uit. Wetteksten sluiten zoveel mogelijk op elkaar aan om verwarring en/of oneigenlijk gebruik te voorkomen. Ruim 30 jaar geleden stond er ‘goederen’ in de vrijstelling. Met de invoering van een nieuw BW in 1992 is ‘goederen’ in de tekst vervangen door ‘zaken’.
De betekenis van ‘zaken’ is daarom gelijk aan art. 3:2 BW waarin zaken worden omschreven als ‘alle voor menselijke beheersing vatbare stoffelijke objecten’. Dieren (art. 3:2a BW) en vermogensrechten zoals immateriële schade en schade door verdriet, smart of geestelijk gemis, vallen er niet onder omdat deze in art.3.1 BW afgescheiden worden benoemd als ‘goederen’.

*De bijzonderheid heeft niets te maken met een feestdag of iets dergelijks maar met iets of een gebeurtenis wat niet gebruikelijk is in relatie tot de schade. De toevoeging ‘bijzondere gebeurtenis’ komt voort uit deze uitspraak van de Hoge Raad uit 1995 waarin een kleuterjuffrouw de kosten van jurken opvoerde in haar aangifte Inkomstenbelasting als verwervingskosten. In beroep, hoger beroep en in cassatie betoogde zij dat ze haar jurken meer dan gemiddeld schade opliepen door de glaasjes plakkerige limonade van haar kleuters. Geen enkele rechterlijke instantie keurde de extra kosten voor de jurken goed omdat dergelijke beschadiging van kleding als normaal moest worden gezien bij haar werk.
De tekst in het Handboek is daarmee geen inperking van de wet maar bedoelt aan te geven dat gebruikelijke beschadigingen en slijtage niet onder het bereik van art. 11, lid 1 ltr k Wet LB vallen. Het ligt niet voor de hand dat de werkgever bereid is schade of slijtage te vergoeden die gebruikelijk is bij het werk, maar met deze toevoeging en de voorbeelden is duidelijk wat wordt bedoeld.

Persoonlijke zaak

Belangrijk in de wettekst is ‘de persoonlijke zaak’. Moet een werknemer min of meer gedwongen zijn huis of auto met verlies verkopen vanwege een verplaatsing van het werk, dan kan dit niet vrij worden vergoed onder de vrijstelling van art. 11 lid 1 ltr k. De woning of auto – de persoonlijke zaak – is immers niet beschadigd of verloren gegaan. De vergoeding van een dergelijke schade moet meestal worden aangemerkt als loon van de werknemer. Bij aanwijzing als eindheffingsloon doorstaat het waarschijnlijk niet de gebruikelijkheidstoets, ook omdat het totaal van de aangewezen vergoedingen al snel meer is dan € 2.400.

Verlies door diefstal

We mogen aannemen dat onder ‘verlies van persoonlijke zaken’ naast volledig verloren gegaan door beschadiging ook verlies door diefstal valt. Voordat de werkkostenregeling werd ingevoerd was in het toen geldende art 84 UR LB 2001 onder ltr. c opgenomen dat ‘vergoedingen en verstrekkingen van door de werknemer geleden verlies wegens diefstal en dergelijke die de werknemer tijdens het vervullen van de dienstbetrekking zijn overkomen’ als loon met een bestemmingskarakter volgens het toen geldende enkelvoudige eindheffingstarief moesten worden belast. Artikel 84 is in de transponeringstabel van UR LB 2001 naar UR LB 2011 vermeld onder het oude regime van UR LB 2001. Het ligt voor de hand dat dergelijke vergoedingen of verstrekkingen van verlies door diefstal daarom sindsdien ook onder de vrijstelling vallen. Voor zover bekend is er geen jurisprudentie over de vergoeding van schade door diefstal. Het loopt waarschijnlijk dus niet zo’n vaart als een dergelijke schade niet tot het loon wordt gerekend.

Allerlei situaties

Er zijn allerlei situaties te bedenken waarin de uitkering van de schade in verband met de dienstbetrekking onder deze vrijstelling kan vallen. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin een werknemer tijdens een buitenlandse dienstreis zijn privétrolley onherstelbaar beschadigd (verloren) van de bagageband op de luchthaven haalt. Duidelijk is dan dat de trolley - de persoonlijke zaak – onherstelbaar beschadigd is cq verloren is gegaan. De (door)betaling van de vergoeding of de (eventuele verzekerings)uitkering hoeft dan op basis van art 11, lid 1 ltr k ook niet tot het loon gerekend te worden.
De schade die een medewerker oploopt door het noodzakelijk annuleren van een vakantie door drukte op het werk zonder annuleringsverzekering valt strikt genomen niet onder de vrijstelling. Een vakantie is immers geen volgens art. 3:2 BW voor menselijke beheersing vatbaar stoffelijk object. De vakantie loopt op zichzelf geen schade op, maar gaat door annuleren wel volledig verloren.
Zolang de vergoede kosten van het onverzekerd annuleren beperkt blijven zal de Belastingdienst daar geen probleem van maken. Zou dat wel het geval zijn dan kan als tegenargument worden aangevoerd dat de vergoeding dan wordt aangewezen als intermediaire kosten omdat de kosten voortkwamen uit de bedrijfsvoering. Bij zuivere intermediaire kosten speelt het element van arbeidsbeloning geen enkele rol.

Samengevat

Vergoedingen van schade of persoonlijke zaken die door beschadiging dan wel diefstal verloren zijn gegaan, als gevolg van een bijzondere omstandigheid, en opgelopen in verband met het uitoefenen van de dienstbetrekking, behoren niet tot het loon. Ontbreekt de bijzondere omstandigheid dan is de vergoeding werknemersloon tenzij deze wordt aangewezen als eindheffingsloon.
Ook vergoedingen voor schade of verlies anders dan aan de persoonlijke zaak, maar wel opgelopen in verband met de dienstbetrekking hoort tot het werknemersloon, tenzij het is aangewezen. Het vermogensverlies bij de verkoop van een woning of auto is een voorbeeld hiervan. Raadpleeg bij twijfel een adviseur of overleg met de Belastingdienst. Een schadevergoeding die betrekking hebben op het privévervoermiddel waarvoor ook een kilometervergoeding wordt verstrekt behoort tot de gericht vrijgestelde kilometervergoeding. Met een bepaling in de arbeidsvoorwaarden waarin wordt aangegeven welke schades worden vergoed voorkom je tijdrovende discussies met personeelsleden.