Cafetariaregelingen

Doordat de ene vorm van belonen fiscaal gezien milder werd behandeld dan de andere hebben werkgevers daar op ingespeeld met cafetariaregelingen. Denk bij deze naam aan de vensterkast in een cafetaria waaruit de klant (werknemer) zijn keuze kan maken.

Een cafetariaregeling is een regeling waarbij de werknemer, binnen de mogelijkheden van die regeling (de keuzevensters), zelf kan bepalen in welke samenstelling hij zijn beloning geniet. In praktijk worden ook andere benamingen gebruikt zoals individueel keuzebudget, uitruil van loon en flexibele arbeidsvoorwaarden. Meestal houdt zo’n regeling in dat de werknemer belast loon inruilt voor vrijgestelde vergoedingen of verstrekkingen. Voorbeelden hiervan zijn het omruilen van belast brutoloon voor vakliteratuur of het omruilen van de dertiende maand voor een aanvulling van zijn reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer tot het gericht vrijgestelde bedrag per kilometer. Hierbij wordt belast loon omgezet in vrijgesteld loon.

Werkgevers kunnen er ook voor kiezen om de werknemer belast loon in te laten ruilen tegen een niet vrijgestelde voorziening, zoals een (elektrische)fiets. De werknemer ruilt ook hierbij belast loon in maar de werkgever wijst de voorzienig dan aan als eindheffingsloon, voor zover mogelijk nog ten laste van zijn vrije ruimte.

Voor de werknemer heeft een cafetariaregeling twee voordelen:

• Hij kan de arbeidsvoorwaarden beter afstemmen op zijn persoonlijke behoeften;
• Hij kan beter gebruikmaken van de aangeboden vrijgestelde mogelijkheden.

Een nadeel kan zijn dat uitkeringen en verstrekkingen waarvan de hoogte wordt bepaald door het loon in geld, lager worden. Bijvoorbeeld een WW-uitkering of vakantiegeld en doorbetaald loon bij ziekte.

Maakt een werknemer gebruik van een cafetariaregeling, dan wijzigt vaak zijn brutoloon. Deze wijziging moet vastgelegd worden in de arbeidsovereenkomst of een aanvulling daarop.

Bronnen en doelen

Elke uitruilregeling werkt met bronnen (het budget) en doelen (bestedingsmogelijkheden). De werknemer kan hiermee zijn arbeidsvoorwaarden individualiseren én in de regel zijn besteedbaar inkomen verruimen. Binnen een cafetariaregeling ruilt de werknemer een deel van zijn (nog te genieten) brutoloon in voor een onbelaste besteding. Binnen een IKB stelt de werkgever iedere werknemer aan het begin van het jaar een bepaald budget beschikbaar of het groeit verder aan naarmate het jaar vordert. Met name bij grotere organisaties kan een cafetariaregeling onderdeel zijn van een IKB.

In de denkbeeldige vensterkast van een cafetariaregeling of een IKB is de inworp de bron (budget) en zijn de diverse vensters de doelen (keuzemogelijkheden ). Een ruime vensterkast maakt en houdt de werkgever aantrekkelijk voor werknemers. Aan achterkant van de vensterkast zit de salarisadministratie of een HR-afdeling van de werkgever die de keuze administratief verwerkt en ervoor zorgt dat de regeling aan de voorwaarden voldoet. Aan het uitruilen binnen een cafetariaregeling zijn voorwaarden verbonden. Voldoet de uitruil niet aan de voorwaarden dan kan de Belastingdienst deze afwijzen. Het is daarom belangrijk ervan overtuigd te zijn dat de cafetariaregeling aan de voorwaarden voldoet en deze desnoods voor te leggen aan een adviseur of de Belastingdienst.

Overzicht doelen IKB/cafetariaregeling
De bronnen in een cafetariaregeling zijn beperkter dan in een IKB. Naast de bronnen uit de cafetariaregeling is binnen een IKB een door de werkgever ter beschikking gesteld budget als bron beschikbaar. Bronnen in de cafetariaregeling kunnen eigenlijk alle loonbestanddelen zijn, zoals een deel van het periodieke loon, het vakantiegeld, ’n bonus, de dertiende maand of overwerktoeslag, maar ook de bovenwettelijke vakantiedagen. Bij bovenwettelijke vakantiedagen is het wat complexer om de inruilwaarde van de bron te bepalen; bij de andere bronnen dit het ingeruilde bedrag van het brutoloon. In IKB kan het nog resterende budget (deels) als bron ingezet worden op het moment dat de medewerker dat wil. Soms vervalt het nog resterende budget aan het einde van het kalenderjaar.

Als doel binnen de cafetariaregeling worden in de regelgerichte vrijstellingen als keuze aangeboden. Denk aan uitruilen tegen:

• het volgen van een opleiding of studie voor het onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de huidige dienstbetrekking of een opleiding of studie met het oog op het verwerven van inkomen in de toekomst,
• een (aanvullende) onbelaste vergoeding voor zakelijke kilometers tot max. € 0,23 of
• een (aanvullende) thuiswerkvergoeding of
• de kosten van een verhuizing in het kader van de dienstbetrekking.

Binnen IKB zijn daarnaast uitruilmogelijkheden opgenomen die door de medewerker binnen de grenzen van het beschikbare budget kan besteden. De werkgever brengt het bedrag dan ten laste van vrije ruimte of rekent eindheffing over de besteding af, indien nodig. Ook bestedingen waarbij het ene brutoloonbestanddeel wordt uitgeruild tegen een ander brutoloonbestanddeel waardoor de medewerker na de uitruil een ruimere voorziening heeft. Denk binnen IKB, naast de mogelijkheden van de cafetariaregeling, onder meer aan:

• extra vakantiedagen (brutoloonbestanddeel tegen brutoloonbestanddeel),
• een fiets of andere voorziening naar keuze (eventueel een gelimiteerd bedrag of per aantal jaren),

Voorwaarden Cafetariaregeling en IKB

Op een cafetariaregeling en het loonafhankelijke deel van een IKB zijn de volgende voorwaarden van toepassing:

• de uitruil ziet op nog uit te betalen loon. Loon dat al is uitbetaald kan niet later alsnog uitgeruild worden.
• de uitruil werkt door in andere loonafhankelijke beloningen en uitkeringen. Denk hierbij aan de hoogte van een dertiende maand, het vakantiegeld en uitkeringen uit de werknemersverzekeringen zoals WW of WIA. De uitruil werkt in principe ook door in pensioenopbouw, maar onder voorwaarden mag die doorwerking buiten beschouwing blijven. Deze voorwaarden volgen hierna afzonderlijk. Het is belangrijk dat de werkgever ervan overtuigd is dat de werknemer deze gevolgen beseft en aanvaardt. De uitruil vastleggen in een te ondertekenen addendum wordt als ‘bewust aanvaarden’ gezien.
• de uitruil mag niet nadelig zijn voor de werknemer. Een uitruil van loon in geld van bijvoorbeeld € 100 per maand voor een abonnement op vakliteratuur van € 900 per jaar is nadelig voor de werknemer. Een dergelijke afspraak mist ‘realiteitswaarde’. Bij het beoordelen van de realiteitswaarde mag de doorwerking in loonafhankelijke beloningen buiten beschouwing blijven.
• de uitruil is bij voorkeur onderdeel van een structurele keuzeregeling. Als de werknemers voor langere tijd kunnen kiezen uit de ‘vensterkast’ is eerder sprake van een loonafspraak. Bij een incidentele uitruil weegt de beoordeling van de andere voorwaarden zwaarder.

Deze voorwaarden zijn uitgebreid toegelicht in het besluit van 12 december 2017 dat hierbij is opgenomen. In dit besluit zijn ook enkele praktische voorbeelden opgenomen.

Voorwaarden voorkomen doorwerking in pensioengevend loon

Het pensioengevend loon wordt vanwege de administratieve eenvoud in een aantal pensioenregelingen bepaald in een peilmaand, vaak januari. Vergoedingen en verstrekkingen die op werknemersniveau worden aangewezen als eindheffingsloon blijven behoren tot de grondslag van de werknemer en verlagen het pensioengevend loon daarom niet. Het is voor pensioenuitvoerders ondoenlijk om bij elke uitruil het pensioengevend loon aan te passen. Als de werknemer brutoloon uitruilt tegen een vermindering van zijn arbeidsduur of om daar op een later moment extra betaalde verlofdagen voor terug te krijgen wordt het anders en werkt dit – in beginsel - wel door in het pensioengevend loon, ook al vindt de uitruil plaats in een andere maand dan de peilmaand. Om het administratief eenvoudig te houden is er echter toch voor gekozen om ook bij uitruil van loon tegen een vermindering van de arbeidsduur of tegen extra verlof het pensioengevend loon onder de volgende voorwaarden niet hoeft te worden aangepast:

• de cafetariaregeling is schriftelijk vastgelegd,
• minstens 75% van de werknemers mag aan de regeling deelnemen. Als minstens 75% aan de regeling mag deelnemen, maar slechts 10 % van de werknemers neemt deel is wel aan deze voorwaarde voldaan.
• de verlaging van het loon is tijdelijk,
• de werknemer kan de samenstelling van zijn loon jaarlijks wijzigen,
• de uitruil van het brutoloon is beperkt tot een vermindering van de arbeidstijd van maximaal 10 % van die arbeidstijd. Wordt loon voor meer dan 10 % van de arbeidsduur verminderd, dan wordt aan deze voorwaarde niet voldaan.

Deze voorwaarden zijn opgenomen in onderdeel 4 van het hierbij opgenomen besluit van 11 december 2018.

Een voorbeeld
Mark verdiept zich graag in de materie en wil daarom vakliteratuur die zijn werkgever niet standaard aanbiedt. Het cafetariasysteem van de werkgever voorziet ook in vakliteratuur. Mark neemt deel aan de regeling met het vakblad van zijn voorkeur. De prijs van het abonnement is € 480. We gaan fictief uit van een belastingdruk voor Mark van 40 %. Normaal gesproken zou de € 480 volledig drukken op het besteedbare inkomen van Mark. Door deelname aan de cafetariaregeling wordt zijn brutoloon wel met € 480 verlaagd, maar zijn nettoloon ‘slechts’ met € 288. Tegenover de verlaging van het netto loon ontvangt Mark zijn vakliteratuur.

Omdat vakliteratuur gericht is vrijgesteld is de uitruil ook voor de werkgever voordeliger. Over het uitgeruilde bedrag is het bedrijf geen premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing ZVW verschuldigd.

Aandachtspunten

Als in een uitruilregeling een deel van het belaste loon wordt ingeruild voor een fiscaal onbelaste besteding wordt het heffingsloon van de medewerker lager. Fiscaal gezien is dit voordeliger voor de medewerker, maar voor medewerkers met een loon onder het maximum premieloon werkt dit ook door in het verzekerde loon voor eventuele sociale uitkeringen. Daarnaast moet deze verlaging doorwerken in interne loonafhankelijke regelingen zoals de vakantietoeslag en een uitkering voor een ambtsjubileum. Het is daarom belangrijk dat een medewerker deze gevolgen beseft en bewust aanvaard door de schriftelijke vastlegging van de uitruil te ondertekenen. Bijkomend voordeel voor medewerkers met een loon rond of onder de grens van de zorg- of huurtoeslag is dat de verlaging van het brutoloon recht geeft op een (hogere) toeslag.

Voor de werkgever betekent de verlaging van het heffingsloon in een cafetariaregeling in veel situaties een besparing op de premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing ZVW. Zolang wordt ingeruild tegen een gerichte vrijstelling komt de 80% eindheffing in elk geval niet in beeld. De werkgever moet erop toezien dat het netto uitbetaalde loon conform de WAS (Wet Aanpak Schijnconstructies) minimaal gelijk is aan de netto equivalent van het WML. Kostenvergoedingen en andere vrijgestelde voorzieningen worden niet tot art. 6 van het WML gerekend. Bij het benutten van het ter beschikking gestelde IKB-budget speelt dit niet. Dit budget is een extraatje naast het arbeidsloon.

Een (goed gevulde) ‘vensterkast’ brengt voor de werkgever extra administratief werk met zich mee, naast het onderhouden van het systeem. Daartegenover staat een positieve impuls van zijn arbeidsvoorwaarden.

Als een medewerker zijn volledige IKB-budget niet voor het einde van het kalenderjaar heeft benut wordt dat in het algemeen aan het einde van het kalenderjaar of uiterlijk in het eerste loontijdvak van het daarop volgende kalenderjaar als loon van de medewerker aangemerkt.