Communicerende vaten
Geplaatst door Frans la Poutré (franslapoutre@2xplain.nl) op 16 februari 2016
Communicatie: het verschil tussen sneller en beter
Ryan Jenkins is generatiespecialist en in een whitepaper die ik tegen betaling met mijn persoonlijke gegevens kon downloaden van de website van een grote uitgever van business publications raadt hij me aan me te gaan verdiepen in snapchat, omdat dat de communicatie van de toekomst is. Van zo'n advies moet ik altijd even diep zuchten. Niet omdat ik me bij een generatiespecialist heel weinig kan voorstellen, evenmin vanwege het trendy taalgebruik en al helemaal niet omdat ik iemand zou zijn die per definitie zucht bij nieuwe ontwikkelingen. In tegendeel; ondanks dat ik op de valreep van 2015 de leeftijd bereikt heb waarop ik 7 dagen per jaar gratis met de trein mag, ben ik nog altijd mateloos geboeid door nieuwe technische ontwikkelingen en mogelijkheden.
Dat ik moet zuchten van snapchat is omdat het de communicatie nog sneller en vluchtiger maakt. De generatiespecialist (wat kan zo iemand eigenlijk precies?) vindt dat juist het grote voordeel. Een snapchat verdwijnt vanzelf na een bepaalde tijd, dus je moet wel snel antwoorden. En je hoeft je niet zo'n zorgen te maken over de vorm, want er blijft toch niets bewaard. Sneller en vluchtiger, dat is blijkbaar hetzelfde als beter.
Faxen en inbellen
2Xplain is in 1998 begonnen, met Windows 3.11 nog als besturingssysteem en 56K-modems waarmee het binnenhalen van een hedendaags pdf-bestand met gemak een halfuurtje zou kosten. Toch ging alle interne communicatie, alsmede het hele productieproces van PayRoll Magazine, al digitaal. Acht jaar eerder begon ik als uitgever van het toenmalige vakblad Aanspraak, waar kopij en drukproeven nog via de post hun weg vonden. Kort daarna begon de fax de communicatie sneller te maken, zonder overigens de aard van die communicatie aan te tasten. Faxen kostte tijd en geld dus er werd alleen verstuurd wat echt nodig was, net zoals dat met "gewone" post het geval was.
Met de eerste e-mailtoepassingen veranderde er nog weinig. Met de inbelverbindingen was nog steeds sprake van kosten en het aantal mensen dat e-mail gebruikte was nog beperkt.Ik herinner me levendig de twijfel of mijn mailprogramma het nog wel deed, als ik een dag of wat niets had ontvangen. Geleidelijk aan werd de onlineverbinding goedkoper, het aantal gebruikers hoger en het mailen laagdrempeliger. De formele vereisten aan een brief of fax, die ook in de vroege e-mailtijd nog stand hielden, vervaagden en mail werd niet langer uitsluitend verzonden als er een noodzaak toe was. Omdat er zonder extra inspanning ge(b)cc'd kon worden explodeerde de hoeveelheid verzonden, en dus elders ontvangen mail.
Het gevolg zult u allemaal wel herkennen. Uw mailbox zit iedere dag vol nieuwe berichten, u moet schiften wat van belang is en wat niet, u ziet regelmatig iets over het hoofd dat u eigenlijk wel had moeten zien, en als u tijdens het werkoverleg de juiste stukken niet paraat heeft krijgt u te horen dat "ik dat toch vorige week al aan u had gemaild".
Er treedt als gevolg daarvan intussen een ander effect op. Echt belangrijke mededelingen gaan niet meer per e-mail, maar via whatsapp. Met het whatsapp-bliepje weet je dat iemand die belangrijk genoeg is om mee te whatsappen jou iets wil vertellen, dus kijk je meteen. Hoewel... boek een kamer bij Airbnb of reserveer in sommige restaurants en er bliept een bevestiging binnen. Hoe lang nog, totdat ook de whatsappjes blijven liggen en niet meer gezien worden?
Het voorgaande zou allemaal kunnen pleiten voor snapchat, maar toch betwijfel ik of dat de oplossing is. Brieven werden vluchtiger door te gaan mailen, mailtjes werden vluchtiger door te gaan whatsappen, en whatsappjes... ja, die worden zelfs letterlijk vluchtiger door te gaan snapchatten. Volgens de generatiespecialist worden snapchats altijd meteen beantwoord omdat ze anders alweer gewist zijn. Ik verwacht eerder dat de meeste snapchats al gewist zijn voordat je aan beantwoorden bent toegekomen.
Binnen 13 minuten reageren
Misschien moeten we met zijn allen maar eens afspreken dat we weer wat beter nadenken wat we aan wie willen sturen. We herstellen wat formele vereisten in ere, zodat we niet in de verleiding komen al te vluchtig te communiceren. We schaffen de (b)cc af en sturen alleen berichten aan mensen die deze echt moeten ontvangen. We maken er geen noodzaak van om binnen een uur te reageren (de generatiespecialist vindt het geweldig dat 20'ers al binnen 13 minuten reageren, terwijl ouderen er maar liefst 47 minuten voor nodig hebben). En dan maakt het niet meer uit op wat voor manier we ons bericht versturen. Whatsapp, mail, of zelfs fax of post, het hoeft niet snel, als het maar goed is. Maar voor mij liever geen snapchat. Dat lijkt me te veel op de schoonmaker van vroeger die alles wat nog op je bureau lag gewoon wegkieperde.
Of ben ik nou gewoon een ouwe zeur? Daar ga ik komende zaterdag eens op mijn gemak over nadenken als ik mijn allereerste gratis treinreis maak.
Ook meer geïnteresseerd in de kwaliteit van de communicatie dan in de snelheid? Bekijk de ruime keuze aan vaardigheidstrainingen van 2Xplain.
Relevante links: