Als de werkgever bij derden of via andere bronnen inlichtingen wil inwinnen over de sollicitant, moet hij hiervoor eerst toestemming vragen aan de sollicitant, zo stelt de sollicitatiecode. De informatie moet direct verband houden met de te vervullen vacature en mag geen onevenredige inbreuk maken op de privacy van de sollicitant. Er mogen dus geen persoonlijke vragen worden gesteld. Vragen over de privésituatie van een sollicitant mogen niet worden gesteld en evenmin mag worden gevraagd naar het ziekteverzuim. In veel gevallen zal de sollicitant zelf al referenties opgeven. De verkregen informatie moet met de sollicitant besproken worden. Tegenwoordig wordt via internet naar de achtergrond van sollicitanten gezocht. Volgens de code is er niets op tegen om de sollicitant te 'googlen' zolang hij daar maar van op de hoogte is, en hij commentaar kan geven op de gevonden informatie. De werkgever moet dan ook aangeven uit welke bron de informatie komt. In de NVP Sollicitatiecode is bepaald dat de werkgever ongeacht de wijze van solliciteren (naar een vacature of een open sollicitatie) moet vermelden dat een onderzoek op internet kan plaatsvinden, waaronder op social media. Vervolgens is bepaald dat als de werkgever via internet (zoals social media) nadere inlichtingen wil inwinnen, hiervoor vooraf toestemming moet worden gevraagd aan de sollicitant. Toestemming is echter niet nodig als dat niet vereist is op grond van de wet. Dit neemt niet weg dat het raadzaam is een eventuele internet search vooraf te melden en er expliciet toestemming voor te vragen. Dit kan door bijvoorbeeld in de vacaturetekst het onderzoek kenbaar te maken, bij voorkeur onder vermelding van de te doorzoeken bronnen (wel of niet Facebook). Bij de online reactie op de vacature kan de sollicitant door middel van het aanvinken van de search toestemming verlenen. De NVP Sollicitatiecode creëert een stuk bewustwording: 'De organisatie die via internet en/of social media informatie over de sollicitant verkrijgt is zich ervan bewust dat deze informatie niet altijd juist, accuraat en/of relevant is.' De NVP-Sollicitatiecode is in maart 2020 vernieuwd. Onderstaand een overzicht van de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de vorige sollicitatiecode:
- van de sollicitant wordt geen salarisstrook van zijn huidige of vorige werkgever verlangd;
- het vermijden van eisen ten aanzien van persoonlijke kenmerken is scherper geformuleerd;
- bij inzet van sollicitatiebijeenkomsten maar ook video-sollicitaties mag de sollicitant om afwijking van de procedure vragen;
- bij inzet van data-recruitment zoals Artificiële Intelligentie of algoritmes dienen deze middelen transparant en gevalideerd te zijn en de mogelijke risico’s en tekortkomingen daarvan dienen duidelijk te zijn; tevens dient de zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid te worden gewaarborgd;
- een zogeheten meeloopdag is toegestaan mits daarbij sprake is van een wederzijds belang en het redelijkerwijs niet leidt tot verkapte arbeid met loonwaarde;
- de formuleringen ten aanzien van het bewaren van sollicitatiegegevens zijn aangescherpt met het oog op de AVG-wetgeving.
De Stichting van de Arbeid (Star) beveelt alle ondernemingen aan deze uitgangspunten bij het wervings- en selectiebeleid in acht te nemen. Daarnaast raadt de Star aan om de NVP-Sollicitatiecode geheel toe te passen, dan wel een in overleg met ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging vastgestelde eigen regeling toe te passen die op de code is gebaseerd. De volledige tekst van de code is te downloaden van de website van NVP. Met nadruk zij hier overigens vermeld dat toepassing van de sollicitatiecode geen wettelijke verplichting is!
Precontractuele fase
Tijdens de precontractuele fase moet de werkgever rekening houden met de volgende wetten en artikelen:
- Artikel 6:248 BW: de werkgever moet zich houden aan de algemene beginselen van redelijkheid en billijkheid. Hij moet rekening houden met de gerechtvaardigde belangen van de werknemer. Hij kan bijvoorbeeld niet zomaar in een laat stadium afhaken, als de werknemer zijn oude baan al heeft opgezegd. Hij moet de privacy van de werknemer waarborgen en de door hem verstrekte persoonlijke gegevens vertrouwelijk behandelen. Ook moet hij de volledige en juiste informatie verstrekken over de functie en doorgroeimogelijkheden, zodat de werknemer zich een goed beeld kan vormen van zijn (mogelijk) nieuwe werkkring en carrièreperspectieven. Het gaat hier om zowel de aanvullende als de beperkende (derogerende) werking van de redelijkheid en billijkheid.
- De Algemene wet gelijke behandeling, de Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen, de Wet gelijke behandeling op grond van handicap of chronische ziekte en de Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd bij de arbeid verbieden discriminatie bij de aanbieding van een baan en de verdere sollicitatieprocedure. De werkgever mag tijdens de werving en selectie niet discrimineren op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele gerichtheid, burgerlijke staat, leeftijd of op grond van een werkelijke of vermeende handicap of chronische ziekte. Er is bijvoorbeeld sprake van discriminatie als de werkgever de kandidaat afwijst wanneer de sollicitante zegt zwanger te zijn. Ook is uit onderzoek gebleken dat veel personeelsadvertenties in strijd zijn met het verbod van leeftijdsdiscriminatie. Wellicht is het een optie om achter elke vacature niet alleen m/v, maar ook a.l. (alle leeftijden) te zetten (zie ook Gelijke Behandeling).
Leeftijdsdiscriminatie houdt niet op bij het plaatsen van vacatureteksten. Het strekt zich uit van de selectiefase tot aan de beëindiging van een contract. Om ook na de vacature op kwaliteit te selecteren en niet op basis van onderbuikgevoel, heeft het College een eigen training ontwikkeld: ‘Selecteren Zonder Vooroordelen’. De training heeft tot doel HRM-adviseurs te ondersteunen bij het organiseren van een discriminatie-vrije werving- en selectieprocedure. Op https://www.mensenrechten.nl/voorlichting/campagne/vacaturecheck kunnen werkgevers hun vacature op leeftijdsdiscriminatie checken. - De Wet op de medische keuringen beperkt de mogelijkheid een aanstellingskeuring te laten plaatsvinden. Een aanstellingskeuring is alleen toegestaan als voor de functie bijzondere eisen op het punt van medische geschiktheid worden gesteld. Bijvoorbeeld: wie in een zeer stoffige omgeving komt te werken, mag gekeurd worden op de aanwezigheid van ziektes als astma. De keuring mag pas plaatsvinden aan het einde van de selectieprocedure. Buiten de keuring om mogen er aan de sollicitant geen vragen over de medische toestand worden gesteld. Op een vraag of de sollicitant vaak ziek is, hoeft de sollicitant niet te antwoorden. Het is zelfs toegestaan te liegen in reactie op een dergelijke, niet toegestane vraag. Er bestaat een Leidraad aanstellingskeuringen,die is opgesteld door de NVAB (Nederlandse Vereniging van Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde) om bedrijfsartsen en arbodiensten te helpen bij het uitvoeren van aanstellingskeuringen. In de Leidraad is een stappenplan opgenomen aan de hand waarvan de bedrijfsarts de inhoud van een functie kan inventariseren zodat hij daar de aanstellingskeuring vervolgens op kan afstemmen. Daarnaast bevat de Leidraad enkele praktische instrumenten die bij de keuring kunnen worden gebruikt, zoals standaardformulieren voor de inventarisatie van de functie-eisen en informatie over wettelijke bepalingen. De Leidraad is te vinden op www.aanstellingskeuringen.nl, waar nog veel meer informatie over het uitvoeren van aanstellingskeuringen te vinden is. Een OR of een ander medezeggenschapsorgaan mag klachten indienen in het kader van een aanstellingskeuring. Een OR heeft een belangrijke rol bij het wijzigen, vaststellen of intrekken van het aanstellingskeuringenbeleid op basis van het instemmingsrecht op grond van artikel 27 lid 1 sub d en e van de Wet op de ondernemingsraden.
- De Wet arbeid vreemdelingen verbiedt de werkgever bepaalde buitenlandse werknemers zonder tewerkstellingsvergunning in dienst te nemen (Vreemdelingen). Dit op straffe van een boete van € 8.000 per illegaal werkende werknemer.
- De Arbeidstijdenwet verbiedt de werkgever kinderen in dienst te nemen en bevat speciale regels voor jeugdige werknemers (Jongeren).