Klein foutje, grote gevolgen
Het behoort tot de maandelijkse, of 4-wekelijkse routine van elke salarisadministrateur: de loonaangifte. Ook voor u is het waarschijnlijk een terugkerend ritueel, dat naar ik aanneem vrijwel geheel geautomatiseerd verloopt. Toch wil er nog wel eens wat fout gaan, en dat kan grote gevolgen hebben.
Veel salarisadministrateurs zijn zich er niet van bewust dat de loonaangifte niet uitsluitend gebruikt wordt door Belastingdienst en UWV. Deze twee instanties zijn met het CBS de eigenaren van de loonaangifteketen. Maar daarnaast zijn er de zogeheten afnemers: derde partijen die gebruik maken van gegevens uit de loonaangifte. De bekendsten daarvan zijn:
- De SVB, die onder meer een verzekerdenadministratie bij moet houden en inkomsten moet verrekenen met eventuele ANW- en AKW-uitkeringen.
- Het CAK dat de eigen bijdrage AWBZ moet vaststellen.
- De gemeentes, die diverse uitkeringen en toeslagen verzorgen.
Vervolgens zijn er nog pensioenfondsen, deurwaarders, DUO, SZW en tal van andere afnemers, bij elkaar ruim 1100.
Met die wetenschap wordt het ineens veel begrijpelijker dat een foutje op allerlei fronten kan doorwerken. Zo kan een typefoutje in de Nummer Inkomstenverhouding er toe leiden dat er door een werknemer op papier een dubbel salaris is genoten, waardoor de studiefinanciering van de kinderen stopt, de alimentatie omhoog moet, evenals de bijdrage voor het verzorgingshuis van de ouders, er toeslagen moeten worden terugbetaald, er torenhoge aanslagen binnenkomen en uiteindelijk de deurwaarder op de stoep staat. Daar worden werknemers niet blij van en als ze dat bij u komen melden wordt u er nog minder blij van.
Achter de schermen wordt er van alles aan gedaan om fouten in de loonaangifte op te sporen voordat deze verwerkt wordt. Er zijn tal van controleberekeningen en andere mechanismes ingebouwd die alarm slaan bij (mogelijke) fouten. Het wordt als het ware voor u steeds moeilijker om foutjes te maken die niet tijdig worden ontdekt. Dat is een prettige gedachte, maar geen reden om achterover te leunen. Er zijn namelijk altijd momenten waarop nieuwe gegevens moeten worden ingevoerd of wijzigingen in omstandigheden moeten worden aangegeven. Dat zijn precies de momenten waar zelfs de meest geavanceerde controleprogramma's weinig mee kunnen en waar het dus toch fout kan lopen.
Elk geautomatiseerd proces begint aan de basis met de invoer van gegevens, en bij de loonaangifte bent u het die aan die basis staat. Het is ontzettend boeiend om u eens te verdiepen in wat er allemaal komt kijken bij de controle op, en de verwerking van uw loonaangifte. Niet alleen om uzelf eens op de borst te kunnen slaan vanwege het ontzettend belangrijke werk dat u verricht, maar ook om een beeld te krijgen van de risico-momenten. Van een foutloze loonaangifte worden immers niet alleen Belastingdienst en UWV blij, maar ook al die 1100 afnemers, uw werkgever, de werknemers en uiteindelijk dus ook u zelf.
2Xplain trainers hebben zich uitgebreid verdiept in de loonaangifteketen en geven op enthousiaste en praktische wijze inzicht in de werking daarvan. Dat doen ze met veel voorbeelden en praktische tips waarmee u de foutenkans kunt minimaliseren. Doe uw voordeel met de kennis en het inzichten en meld u aan voor de praktijkdag “Alles over de Loonaangifte”.
Cas Bakker
casbakker@2xplain.nl
(040) 2 947 957